【第８回】管理部門でのAI活用事例
― その仕事、本当に人がやる必要がありますか？「管理部門の仕事が増え続けている」
中小企業で最もよく聞く悩みのひとつです。
・問い合わせへの対応に追われている
・確認業務が多い
・資料作成に時間がかかる
・メールや情報整理だけで一日が終わる
・ベテラン社員に仕事が集中している
・人を増やしたくても採用できない
もし御社にも当てはまるものがあれば、一度立ち止まって考えてみてください。
その仕事は、本当に人が最初から最後までやる必要があるでしょうか。
私は、ここに中小企業のAI活用の大きな可能性があると考えています。
■ 管理部門は“考える業務”が非常に多い
管理部門の仕事は、単純作業だけではありません。
・問い合わせ内容を理解する
・どのルールを適用するか判断する
・必要情報を整理する
・関係部門へ確認する
・回答案を考える
総務・経理・人事・営業事務など、どの部門でも
文章を読み、整理し、判断し、回答する
業務が大量にあります。
つまり管理部門とは、
「情報理解 × 整理 × 判断」の連続で成り立つ“高度な思考業務”
です。
だからこそ、
属人化・判断差・負荷増大が起きやすい領域なのです。
■ 従来のDXでは限界があった理由
ワークフローや電子化は重要ですが、
・情報はデジタル化された
・しかし整理は人のまま
という状態が多く、
判断の標準化までは実現できませんでした。
■ 従来のDXでは限界があった理由
ワークフローや電子化は重要ですが、
・情報はデジタル化された
・しかし整理は人のまま
という状態が多く、
判断の標準化までは実現できませんでした。
■ 例えば、こんな仕事はAIと相性がいい
① 社内から同じような問い合わせが何度も来る
「この場合の申請方法は？」
「この経費はどの科目？」
「休暇の扱いは？」
こうした問い合わせについて、社内規程や過去の回答をAIに参照させ、
・問い合わせ内容の整理
・該当するルールの抽出
・回答案の作成
まで行わせることができます。
担当者はゼロから回答を考えるのではなく、
AIが作った案を確認する仕事に変えられます。
② 大量のメールを読むだけで時間がなくなる
AIに、
・重要メール
・要対応
・情報共有のみ
・期限あり
などに整理させ、さらに要点と必要な対応をまとめさせることができます。
100通のメールを人が全部同じように読む必要はありません。
③ 会議後の議事録や報告整理に時間がかかる
会議内容から、
・決定事項
・未決事項
・担当者
・期限
・次回確認事項
をAIに整理させれば、議事録を作るだけでなく、
「次に何をすべきか」まで見える化できます。
④ 人事・教育資料を毎回一から作っている
求人票、面接メモ、教育資料、マニュアルなどもAIが得意な領域です。
特に中小企業では、教育担当者が本来業務と兼務していることが多いため、
効果が出やすい分野です。
⑤ 契約書や文書の確認に時間がかかる
AIに、
・重要箇所
・注意点
・過去文書との違い
・確認すべき事項
を抽出させることもできます。
もちろん最終判断は人が行います。
しかし、
「人が全部読む」から「AIが整理したものを人が確認する」
へ変えるだけでも、仕事の進め方は大きく変わります。
■ AI導入で何が変わるのか（効果）
① 管理部門の負荷大幅に減る
読む・整理する・判断する業務がAIで軽減される。
② 属人化が減る
対応履歴・ルール・判断基準が整理され、
誰でも一定品質で対応できる。
③ 回答品質が安定する
担当者差・経験差が小さくなる。
④ 本来業務に集中できる
問い合わせ対応や細かい確認業務が減り、
改善・分析・企画に時間を使える。
■ 大切なのは「AIを入れること」ではありません
ここで注意していただきたいことがあります。
ChatGPTなどを社員に配れば、会社の生産性が上がるわけではありません。
むしろ、
・社内ルールが整理されていない
・担当者ごとに判断基準が違う
・文書の保存場所がバラバラ
・AIに何を任せるのか決めていない
という状態で導入すると、
「AIを入れたけれど、結局あまり使われなかった」
となる可能性があります。
AI導入で最初に考えるべきなのは、
「どのAIを導入するか」ではなく、「どの仕事を変えるか」です。
■ 管理部門AI化の実践ステップ（テンプレート）
STEP1：業務棚卸し（判断が多い領域を特定）
・問い合わせ対応
・文書確認
・メール整理
・会議・報告整理
STEP2：判断基準・回答ルールの可視化
・どのルールを適用するか
・どこを確認すべきか
・過去の失敗・注意点
STEP3：AIに任せる範囲を決める
・分類
・要約
・回答案作成
・注意点抽出
STEP4：プロンプト設計
・出力形式
・回答方針
・注意点
STEP5：小規模テスト（1業務・1部署から）
STEP6：運用しながら改善する
・誤回答のレビュー
・FAQの更新
・回答ルールの改善
■ 御社なら、どこからAIを使いますか？
ここで一度、自社の管理部門を思い浮かべてみてください。
次の中に当てはまるものはないでしょうか。
□ 同じような問い合わせが繰り返されている
□ ベテラン社員しか判断できない仕事がある
□ メールや資料を探す時間が多い
□ 会議や報告資料の作成に時間がかかる
□ マニュアルを作る時間がない
□ 契約書や文書の確認に時間がかかる
□ 「この人が休むと困る」という業務がある
□ 人を増やしたいが採用が難しい
3つ以上当てはまるなら、一度業務を棚卸ししてみる価値があります。
実は、大がかりなAIシステムを導入しなくても、
一つの業務を変えるだけで効果が見えるケースがあります。
■ 実務で使えるプロンプト例（管理部門用）
社内問い合わせ対応プロンプト
以下の社内問い合わせ文を読み、
①カテゴリ
②回答案
③必要な追加情報
④関連ルール
を整理してください。
メール要約プロンプト
以下のメールを読み、
①要点
②優先度
③必要な対応
④関係者
を整理してください。
契約書チェックプロンプト
以下の契約書を読み、
①重要条項
②リスク
③注意点
④過去契約との相違点
を抽出してください。
【社長への問い】
「御社で、社員が毎日30分以上使っている“本当はもっと簡単にできる仕事”は何でしょうか。」
これがすぐに答えられない場合、そこに改善余地が隠れている可能性があります。
AI導入というと難しく感じるかもしれません。
しかし最初に必要なのは、高価なシステムではありません。
「今の仕事のどこに無駄があるのか」を見つけることです。
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ここまで読んでいただきありがとうございます。
フェリーズ・コンサルでは、AIツールを導入すること自体を目的にはしていません。
まず、
「御社の場合、どの業務から始めれば最も効果が出そうか」
を経営と現場の両面から整理します。
「AIに興味はあるが、何から始めればいいか分からない」
「社員にChatGPTを使わせているが、会社としての成果につながっていない」
「人を増やさず、今の人数で業務を回せるようにしたい」
「ベテラン社員に集中している仕事を何とかしたい」
このような段階で構いません。
むしろ、AI製品を選ぶ前の段階でご相談いただく方が、無駄な投資を避けやすくなります。
最初から大規模なシステム導入をお勧めすることはありません。
現在の業務を一緒に整理し、
「まずここを一つ変えてみましょう」
というところから始めます。
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2026年05月12日 10:01
